HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH MỚI VỀ KÊ KHAI, NỘP HỒ SƠ CHỨNG NHẬN VÀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TRÊN MÔI TRƯỜNG ĐIỆN TỬ

Quy trình mới được tối ưu hóa theo hai phương thức rõ rệt dựa trên tính chất hồ sơ, giúp công dân và tổ chức chủ động lựa chọn hình thức phù hợp:

1. Đối với hồ sơ bản giấy (Sử dụng dấu và chữ ký mực tươi)

Công dân thực hiện đăng ký và đặt lịch hẹn trực tuyến trước khi đến nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa (BPMC) theo 04 bước chuẩn hóa:

Bước 1 - Đăng nhập: Người đề nghị truy cập Cổng dịch vụ công và đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID.

Bước 2 - Lựa chọn thủ tục: Truy cập mục [Quản lý hồ sơ] tiếp theo chọn mục [+ Thêm mới hồ sơ] và chọn "Thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu".

Bước 3 - Tạo và hoàn thành hồ sơ: Chọn cơ quan giải quyết; hoàn thành tờ khai và đính kèm tệp định dạng PDF (bản quét/scan) của giấy tờ, tài liệu; sau đó tải tờ khai về để nộp kèm hồ sơ giấy.

Bước 4 - Đặt lịch hẹn nộp hồ sơ: Phân loại hồ sơ theo đúng nhóm đối tượng, chọn ngày, giờ hẹn phù hợp trên hệ thống và bấm "Xác nhận".

Lưu ý khi phân loại đối tượng đặt lịch hẹn:

Nhóm A: Hồ sơ chính chủ (Người đề nghị có tên trên giấy tờ).

Nhóm B: Hồ sơ người thân (Người đề nghị là thân nhân ruột thịt).

Nhóm C: Hồ sơ công ty (Người đại diện được cơ quan, doanh nghiệp giới thiệu).

Nhóm D: Nộp hộ người khác (Các trường hợp không thuộc nhóm A, B, C).

2. Đối với hồ sơ bản điện tử (Ứng dụng chữ ký số toàn trình)

Đây là bước đột phá trong lộ trình chuyển đổi số ngành Ngoại vụ, giúp công dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ toàn trình mà không cần trực tiếp đến cơ quan hành chính:

Tự động chuyển đổi quy trình: Khi người dân đính kèm đầy đủ các tệp tài liệu là bản điện tử đã được ký số hợp lệ, hệ thống sẽ tự động chuyển đổi sang quy trình xử lý trực tuyến toàn trình.

Thiết lập lịch hẹn tự động: Hệ thống dựa trên lưu lượng thực tế để tự động xếp lịch hẹn tiếp nhận phù hợp ngay trong ngày hoặc ngày kế tiếp.

Trả kết quả điện tử: Các phản hồi về trạng thái hồ sơ (Giấy tiếp nhận, Phiếu yêu cầu bổ sung hoặc Phiếu từ chối giải quyết) cùng kết quả chứng nhận điện tử (đã đóng dấu số từ Văn thư) sẽ được hệ thống trả thẳng về Email và tài khoản dịch vụ công của người đề nghị.

3. Một số lưu ý kỹ thuật quan trọng khi kê khai thông tin

Để tránh tình trạng hồ sơ bị hệ thống từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, Sở Ngoại vụ khuyến cáo người dân cần đặc biệt lưu ý:

Cơ quan cấp giấy tờ: Chỉ nhập từ khóa chính (Ví dụ: Nhập "Ba Đình" thay vì ghi đầy đủ "UBND phường Ba Đình").

Người ký giấy tờ: Phải nhập chính xác, đầy đủ cả họ và tên của người ký văn bản.

Định dạng tệp đính kèm: Tất cả tài liệu, chứng cứ đính kèm bắt buộc phải được scan rõ nét dưới dạng định dạng PDF.

Sở Ngoại vụ thành phố Đồng Nai đề nghị các tổ chức, cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nghiên cứu kỹ hướng dẫn trên để thực hiện giao dịch thuận tiện, nhanh chóng và đúng quy định.