ISO 9001:2015 – Công cụ hỗ trợ chuẩn hóa hoạt động của cơ quan
TCVN ISO 9001:2015 là Tiêu chuẩn quốc gia quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng. Việc áp dụng tiêu chuẩn giúp cơ quan thiết lập, vận hành và kiểm soát các quy trình thực hiện công việc một cách thống nhất; xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, bộ phận có liên quan; đồng thời tạo cơ sở để theo dõi, đánh giá và liên tục cải tiến chất lượng hoạt động.
Đối với cơ quan hành chính nhà nước, việc áp dụng ISO 9001:2015 góp phần nâng cao tính khoa học trong tổ chức, điều hành; tăng cường kiểm soát quá trình giải quyết công việc; hạn chế sai sót và bảo đảm công việc được thực hiện theo đúng quy định, đúng trách nhiệm và đúng thời gian.
Đặc biệt, hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 có mối liên hệ chặt chẽ với yêu cầu cải cách hành chính. Khi quy trình được chuẩn hóa, trách nhiệm được xác định rõ và việc xử lý công việc được kiểm soát, chất lượng tham mưu, giải quyết công việc và phục vụ tổ chức, cá nhân cũng được nâng cao.
Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đội ngũ công chức
Nhận thức rõ vai trò của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng, Sở Ngoại vụ thành phố Đồng Nai chú trọng tuyên truyền, phổ biến để toàn thể công chức, người lao động hiểu đúng về mục đích, ý nghĩa và trách nhiệm trong việc duy trì, vận hành và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
Việc thực hiện ISO không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và lưu trữ hồ sơ mà cần được triển khai thực chất, gắn với từng nhiệm vụ chuyên môn và công việc hằng ngày của mỗi công chức.
Theo đó, mỗi công chức cần chủ động nghiên cứu, nắm vững các quy trình có liên quan đến nhiệm vụ được giao; thực hiện đúng trình tự và trách nhiệm đã được phân công; kiểm soát chất lượng công việc trong từng khâu xử lý; đồng thời kịp thời phản ánh những khó khăn, bất cập để nghiên cứu điều chỉnh, cải tiến phù hợp.
Thông qua việc nâng cao nhận thức và trách nhiệm của từng cá nhân, Hệ thống quản lý chất lượng sẽ từng bước trở thành công cụ hỗ trợ thiết thực trong hoạt động quản lý, điều hành, thay vì chỉ được xem là yêu cầu về mặt hồ sơ, thủ tục.
Gắn ISO với cải cách hành chính và chuyển đổi số
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh, việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 cần được triển khai đồng bộ với ứng dụng công nghệ thông tin và xử lý công việc trên môi trường điện tử.
Việc số hóa quy trình, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, các hệ thống thông tin dùng chung và công cụ theo dõi tiến độ xử lý công việc sẽ góp phần nâng cao khả năng kiểm soát, minh bạch hóa quá trình thực hiện nhiệm vụ và giảm thời gian xử lý.
Khi ISO được kết hợp với chuyển đổi số, các quy trình công việc không chỉ được chuẩn hóa mà còn có điều kiện để được theo dõi, kiểm soát và đánh giá hiệu quả một cách thuận lợi hơn. Đây cũng là cơ sở quan trọng để cơ quan từng bước xây dựng phương thức quản trị hiện đại, nâng cao năng suất và chất lượng thực thi công vụ.
Chủ động cải tiến để nâng cao chất lượng hoạt động
Một trong những nguyên tắc quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng là không ngừng cải tiến. Vì vậy, việc áp dụng ISO cần được thực hiện theo hướng thường xuyên rà soát, đánh giá và hoàn thiện quy trình trên cơ sở thực tiễn.
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, nếu phát hiện quy trình còn bất cập, chưa phù hợp hoặc có thể cải tiến để giảm thời gian, giảm khâu trung gian, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả, công chức cần chủ động đề xuất với lãnh đạo phòng và đơn vị có trách nhiệm để xem xét, xử lý theo quy định.
Mỗi sáng kiến, mỗi đề xuất cải tiến dù ở quy mô nhỏ đều có thể góp phần nâng cao chất lượng hoạt động chung của cơ quan. Qua đó, từng bước hình thành văn hóa làm việc chuyên nghiệp, khoa học, trách nhiệm và hướng đến chất lượng.
Cùng xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiệu quả
Việc duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 là nhiệm vụ có sự tham gia của toàn thể công chức, người lao động. Mỗi cá nhân thực hiện đúng quy trình, kiểm soát tốt công việc và chủ động đề xuất cải tiến chính là đang góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan.
Với tinh thần trách nhiệm, chủ động và đổi mới, việc áp dụng TCVN ISO 9001:2015 gắn với cải cách hành chính và chuyển đổi số sẽ góp phần xây dựng Sở Ngoại vụ thành phố Đồng Nai hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, khoa học, minh bạch và hiệu quả; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác đối ngoại trong tình hình mới.
Hiểu đúng về ISO 9001:2015 để thực hiện đúng quy trình; thực hiện đúng quy trình để nâng cao chất lượng; không ngừng cải tiến để phục vụ tốt hơn.
Tác giả: Sở Ngoại vụ, Thanh Khiết
Những tin mới hơn
Những tin cũ hơn
Hôm nay
Tổng lượt truy cập
